外贸邮件管理系统操作实施规范
为了企业能够更加快速正确的使用软件，以最快速度发挥软件的效力，本公司总结以下建议:
一、所有正在联系的客户都必须建立档案，即使只有一封地址
好处：在进行市场推广时，可以对公司客户分布 国家进行科学的统计分析。例 如：比如参加一个英国展会，公司可以马上从系统里调出英国的潜在的客户名单，可以利用个性群发功能邀请客户来展位约见。
建立好的客户,往来的邮件自动归档到该客户目录下。历史记录快速查询
二、建立的客户档案里必须输入客户来源
好处：公司可以根据客户的来源情况，来决定广告投入情况
例 如：公司有100家客户，来自阿里巴巴的有70％ 来自展会的有20％ 。从统计可以看出 阿里巴巴的效果比较好，可以增加阿里巴巴的广告费用投入
三、禁止使用私人邮箱，统一使用公司企业邮箱
好处：有利于公司的邮件的安全管理，确保对外联系统地址的统一性，提高公司形象。
例如：公司可以采用对外统一一个邮件地址，所以有的邮件都按业务员的客户分配情况进行自动分发，新来的客户邮件有经理决定分配谁负责跟踪。公司也可以每个一个邮件地址进行统一设置到系统，这样每个业务员都有一个独立的企业邮箱，业务可以系统平台里正常稳定使用邮箱。
四、对外的邮件信息中必须统一使用公司信息模板
好处：强化公司对外形象，淡化业务员的角色，
例如：一个业务员经常在邮件中使用个人的信息久而久之客户对公司的形象认识 就慢慢淡薄掉，造成客户只认业务员不识公司的情况。
我们在软件中强制使用公司抬头，让客户加强对公司情况认识，从而淡化业务员的角色。加业务更加稳定的发展
五、所有客户来的邮件都必须在原始信上进行回复,当天事情当天处理完毕
好处：所有客户来的邮件在原有基础上回复，这样可以保留客户历史邮件记录，可以让客户或是业务员在回复邮件的时候随时，查看以前的联系历史记录，这样也可以让系统自动把客户的邮件归档成已经回复邮件。同时在回复查询里 将不会弹出 回复提醒，所有客户发过来的邮件年必须当天处理完成，以免造成业务上的延误及因处理不及时丢单情况。
六、潜在的客户必须2个月联系一次
好处： 外贸公司现在已经从产品服务转到以客户服务为中心，所以主动联系客户应该是现在外贸公司业务员的主要职能，这样可以让客户感受的贵公司的服务，及贵公司对客户的信任及重视。同时可以通过邮件邮发的模式，主动推荐一下公司的最新产品。这样做软件中的 每2个月联系一次的客户 提醒名单将没有这个客户名单
例如：与客户沟通内容，比如公司最新产品信息，公司的规模扩大，公司的参展信息，客户的节日问候。等
七、所有的样品资料必须用标准的电子格式发给客户
我们产品管理模块集成了强大的产品管理系统，可以即时拖动形成报价单，电子样本，excel 等格式。大大提高工作效率和质量。
八、所有传真都必须整理归档，并输入传真备主题.（可选功能）
所有的传真都必须输入主题，并归档到客户名下，以后查找搜索。
九、产品图片处理
所有的产品图片拍照，请用photoshop处理过并压缩成jpg格式存入软件中，大小为380象素左右，大小控制在60KB左右。因为图片如果过大，会造成邮件大小过大，造发送缓慢。对方收信延迟等原因。同时美观的图片，也会让客户对产品的第一印象增加。
十、公司所有的qq等聊天软件除了msn 其它的都封锁掉
网络时代的今天，员工网上行为控制非常重要。一个员每天工作8小时可能会花 4个小时是在聊天，或是看无关的网站。封锁这些聊天工具提高工作效率，保护公司上网带宽，迫切需要解决。
更多建议正在总结完善中。
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